Lösung

Gebaut entlang der tatsächlichen Abläufe

Technische Objektverwaltung ist eine Kette von Übergaben: der Eigentümer beauftragt, der Facility Manager koordiniert, der Dienstleister führt aus, die Pforte lässt ihn herein, und am Ende muss jemand die Rechnung prüfen. Facilities Manager bildet diese Kette ab — nicht eine Ordnerstruktur.

Der Vorgang ist die Akte

Wartung, Prüfung, Reparatur, Mangel, Havarie, Bauleistung oder Beschaffung — alles ist ein Vorgang mit einem Typ. Er trägt das Objekt, das Gewerk, die Beteiligten, die Termine, die Checklisten, die Dokumente, die Kosten und die Rechnung. Was unterwegs auffällt, wird ein untergeordneter Vorgang statt einer Notiz, die jemand vergisst.

Fristen, die sich selbst im Blick behalten

Ein Zyklus ist eine Regel: Heizungswartung jährlich, Aufzugsprüfung alle zwei Jahre, Brandmeldeanlage vierteljährlich. Das System legt den Vorgang an, sobald die Vorwarnzeit beginnt, hängt die richtige Checkliste an und rückt den nächsten Termin weiter, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Eine versäumte Prüfung hängt nicht mehr davon ab, wer daran gedacht hat.

Jeder in der Kette, mit der passenden Sicht

Eigentümer sehen ihre Objekte und die an sie freigegebenen Rechnungen. Pächter sehen nur, was geteilt wurde. Die Pforte sieht, wer heute erwartet wird. Hausmeister sehen ihre Aufgaben und Checklisten. Manager sehen alles zu den Objekten, die sie betreuen. Dienstleister und Ansprechpartner brauchen gar keinen Account — sie stehen ohnehin im Adressbuch.

Rechnungen geprüft, nicht nur abgelegt

Rechnungen kommen per Upload, Scan oder E-Mail — und eine E-Mail mit Vorgangsnummer wird automatisch zugeordnet. Die Prüfansicht stellt das Dokument neben die erkannten Daten, jede Position lässt sich akzeptieren, korrigieren oder beanstanden, und die gesamte Prüfung bleibt als Historie erhalten. Skontofristen werden gemeldet, bevor sie verfallen.

Dokumentation, die einer Prüfung standhält

Checklisten, Protokolle und Fotos werden am Objekt und am Vorgang abgelegt. Rechnungen, Verträge und Prüfberichte werden für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgehalten — ein Löschverlangen setzt das nicht außer Kraft.